Het is belangrijk om op tijd te beginnen. Het UWV accepteert op het werkgeversportaal vanaf 1 november 2019 alleen nog maar eHerkenning als inlogmiddel om zaken online te regelen, zoals het ziekmelden van een medewerker. Om het allemaal op tijd rond te hebben is het verstandig om de aanvragen zo snel mogelijk in te dienen.

Begin met inventariseren. Voor welke relaties moet ik een ketenmachtiging hebben? Voor welke overheidsdiensten? En welke medewerkers moeten gaan inloggen?

Het vastleggen van een ketenmachtiging is niet moeilijk. Wel is helaas wat papierwerk nodig. Eerst stelt de intermediair vast voor welke diensten en instanties een ketenmachtiging nodig is. Daarbij is ook het betrouwbaarheidsniveau belangrijk. Het werkgeversportaal van het UWV vraagt bijvoorbeeld om betrouwbaarheidsniveau 3.

Daarna kan het aanvraagformulier naar de klant. De wettelijk bevoegde bij de klant ondertekent het formulier op iedere pagina en stuurt het per post terug met een kopie van een identiteitskaart, paspoort of rijbewijs. Na enkele controles wordt de machtiging actief en worden de aangeleverde kopieën van het identiteitsbewijs vernietigd. Meer informatie vind je op de pagina eHerkenning machtigingen.

Het initiatief voor ketenmachtigingen ligt bij de tussenpartijen (intermediairs). Daar zijn enkele praktische redenen voor. Om te beginnen weten deze organisaties als eerste dat de ketenmachtiging nodig is. Klanten zijn niet voor niets naar hen gekomen. Ze hebben vaak de mensen en kennis niet in huis om hier overzicht over te houden.

Bovendien heeft de intermediair het grootste belang dat het goed geregeld is. Het is immers hun business. Een derde reden is dat tussenpersonen vaak beter weten waar ze in moeten loggen en waarvoor ze de machtigingen precies nodig hebben. Het risico dat een intermediair een foute aanvraag indient is kleiner.

Ook indien de tussenpartij al een eHerkenningsmiddel heeft, moet een ketenmachtiging worden vastgelegd indien de intermediair diensten voor andere organisaties wil kunnen verzorgen. Hiertoe dient de ondernemer een machtiging toe te voegen aan het eHerkenningsmiddel of dient de tussenpersoon de benodigde gegevens op te vragen bij de ondernemer.

Een ketenmachtiging wordt altijd afgeven aan een organisatie en niet aan een specifieke persoon. Je machtigt dus het accountantskantoor en niet je contactpersoon binnen dat kantoor. Het is aan de tussenorganisatie zelf om de rollen intern te verdelen. Die bepaalt welke medewerker namens welke klant mag handelen.

Ketenmachtigingen kunnen specifiek zijn. Daarmee kan de tussenpersoon alleen activiteiten voor een bepaalde dienst op zich nemen. ”Een HR-bureau doet bijvoorbeeld geen btw-aangifte en hoeft daar dus geen ketenmachtiging voor te krijgen. Maar het is wel mogelijk meervoudige ketenmachtigingen te hebben. Tussenpersonen kunnen daarbij een bevoegdheid krijgen om zaken namens hun klant te regelen voor meerdere diensten bij meerdere dienstverleners. Het is voor bedrijven en tussenpersonen aan te raden er goed op te letten dat de geregistreerde machtigingen tussen de bedrijven en tussenpersonen matchen. 

Een derde kenmerk van de ketenmachtiging is dat deze altijd voor bepaalde tijd geldig is. Maximaal 5 jaar, zoals dat voor alle machtigingen binnen eHerkenning geldt.

Een reguliere machtiging geeft iemand anders de mogelijkheid om in te loggen met eHerkenning van de organisatie. De wettelijke vertegenwoordiger, dus het bedrijf, wijst dan gebruikers aan die namens de organisatie mogen handelen.

Dat werkt goed voor eigen medewerkers. Maar voor externen is dat niet praktisch en zelfs riskant. Zo heeft een tussenpersoon meestal meer dan één klant. Hij of zij moet constant wisselen tussen verschillende profielen.

Bij het invullen van gegevens en het doen van aanvragen is een fout snel gemaakt. Het is bovendien onveilig om inloggegevens van eHerkenning te delen met derden. Hoe meer mensen die gegevens kennen, hoe makkelijker het is voor onbevoegden om deze te weten te komen.

Met een ketenmachtiging kan de intermediair zaken regelen met zijn eigen profiel. De ketenmachtiging geeft de intermediair de mogelijkheid om online diensten te verrichten namens hun klanten. Ook is een machtiging eenvoudig in te trekken. Organisaties hoeven dan hun wachtwoorden niet meteen te veranderen als ze van dienstverlener veranderen. Wettelijke vertegenwoordigers hoeven daarnaast zelf niet over eHerkenning te beschikken. Zij moeten alleen de machtigingsaanvraag van eHerkenning ondertekenen.